8. August 2018 FACTOR 4

Gesprächs- und Verhandlungsführung: Vorbereitung macht den Unterschied

Verhandlungen – sie bestimmen unser Leben. Ob im privaten Umfeld, wie in Beziehungen oder mit Kindern, oder im beruflichen, professionellen Bereich, beispielsweise bei Lohn- und Gehaltsverhandlungen oder speziell etwa bei Einkauf- und Verkaufsgesprächen – Verhandlung betreffen uns alle im Leben – ohne Ausnahme. Vorbereitung Verhandlungen

Doch wie verhandelt man eigentlich richtig? Wie kann man jemanden von seiner Idee, seinem Vorschlag überzeugen? Welche Tricks und Tipps gibt es für ein erfolgreiches Verhandeln? Erfahren Sie in diesem ersten Blogartikel mehr über die Struktur und das Vorbereiten auf eine Verhandlung.  So kommen Sie garantiert mit Ihrer Verhandlung näher zu Ihrem Ziel.

Vorbereitung Verhandlungen und Gespräche mit der ZIP-METHODE

vorbereitung verhandlungen

Mit der ZIP-METHODE Verhandlungen optimal vorbereiten

Zunächst einmal lässt sich feststellen, dass zur Verhandlungsführung viel mehr als nur sprachlicher Kontext gehört. Verhandeln bedeutet nicht nur trocken Zahlen oder Daten aufzuführen, sondern diese auch richtig einzusetzen.
Stellen Sie sich vor, Sie sitzen Ihrem Verhandlungspartner gegenüber und erklären ihr oder ihm gerade, was für ein tolles Produkt Sie als Unternehmer entwickelt haben. Er hört Ihnen aufmerksam zu, bis zu einem bestimmten Punkt. Dann versteift er sich auf einen negativen Aspekt aus seiner Sicht, den sie vielleicht gar nicht so genau betrachtet haben. Schon müssen Sie unerwartete Fragen beantworten. Sie haben eventuell die Oberhand verloren, und Ihr Verhandlungspartner führt immer mehr an und sie geraten immer mehr unter Druck. Sie müssen sich rechtfertigen, verteidigen und verlieren die Kontrolle.

Um genau dieser Situation entgegen zu wirken, haben wir in den letzten 15 Jahren eine Methode entwickelt:
Diese Methode der FACTOR 4 nennt sich ZIP®-Methode und beinhaltet im Wesentlichen drei Schritte der Vorbereitung. ZIP steht hierbei für Ziele zuerst, Ist-Situation klären und Planung durchführen.

Vorbereitung Verhandlungen /Gespräche 1: Z – für Ziele

Beginnen wir mit dem Punkt Z für Ziele. Ihr Verhandlungsziel sollte ihnen unbedingt vor und während der Verhandlung klar sein. Was wollen Sie erreichen? Was ist der Verhandlungsgegenstand. Dazu zählt selbstverständlich auch, wieviel Sie, beispielsweise preislich, im Extremfall oder maximal bereit sind zu zahlen. Wenn Sie Ihr Ziel im Auge behalten, können Sie bei schwierigen Verhandlungen leichter am Ball bleiben und so das Wesentliche Ihrer Verhandlung erreichen.

Vorbereitung Verhandlungen /Gespräche 2: I – für Ist-Situation

I steht für die „Ist-Situation klären“ und stellt den zweiten Punkt in der ZIP®-Methode dar. Hier ist die Vorbereitung der wohl wichtigste Aspekt. Informieren Sie sich z.B. über die aktuelle Wettbewerbssituation. Jegliche Informationen, die in Zusammenhang mit der Verhandlung stehen, können wichtig sein und müssen für bzw. in der Verhandlung korrekt verwendet werden. Wissen ist Macht, in dem Fall Verhandlungsmacht! Mit ausreichend Informationen können Sie die Kontrolle gewinnen und konstruktive und sachliche Argumente anführen. Wissen Sie auch, welche Alternativen es gibt? Können Sie die Vorteile Ihrer Sichtweise aufzählen? Analysieren Sie, beispielsweise mit einer strukturierten Betrachtung die Vor- und Nachteile Ihres Vorschlags und versuchen Sie dabei, Informationen zu finden, aus den negativen Aspekten Ihres Verhandlungsgegenstands und der Kritik etwas Positives herauszuholen ist. Welche wesentlichen Kennzahlen und Marktwerte können Sie für die Verhandlungsführung verwenden, mit welchen können Sie für sich argumentieren, welche könnten als Gegenargumente zu Rate gezogen werden?

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In erster Linie hängt richtige Verhandlungsführung an organisatorischen Aspekten. Hierzu wird etwa auch die richtige Atmosphäre gezählt. Ausreichend Zeit, ein positiver erster Eindruck und eine Umgebung, in der man sich wohlfühlt sowie ein angenehmer Raum sind essentiell. Wenn Sie beispielsweise nicht ausreichend Zeit haben, einen Verhandlungsgegenstand konkret zu diskutieren oder hinreichend zu beschreiben, kann dies zu essentiellen Verständigungsproblemen oder gar Missverständnissen führen. Zudem kann es vorkommen, dass Sie während einer Verhandlung nicht mehr richtig oder klar denken können, da Ihr Verhandlungspartner Sie mit Argumenten konfrontiert oder Ihnen nicht ausreichend Zeit für eine Antwort gibt. Sicherheit und Flexibilität sind bei Verhandlungen die Fähigkeiten, die Sie mit richtiger Vorbereitung ermöglichen können.

Vorbereitung Verhandlungen /Gespräche 3: P – für Planung

Zudem tragen ein heller Raum mit ausreichend Frischluft und ein aufgeräumter, runder Tisch zu einer Verhandlung positiv bei. Erinnern Sie sich an das P in ZIP? P steht für Planung der Vorgehensweise. Kontrollieren Sie so die Situation schon vor der eigentlichen Verhandlung, in dem Sie beispielsweise Ihr Gegenüber möglichst nicht frontal, also direkt, vor sich hinsetzen lassen oder Sie bewusst nicht direkt vor Ihrem Verhandlungspartner Platz nehmen. Erfahrungsgemäß ist ein frontaler Austausch für ein offenes Gespräch und professionelle Umfeld nicht sehr vorteilhaft. Im Gegenteil – durch seitliches Betrachten des Gegenübers wird das Konfliktpotential wesentlich abgeschwächt. Verwenden Sie des Weiteren Ihre Körpersprache gezielt, in dem Sie beispielsweise in die Augen des Gegenübers blicken und auch Verständnis für seine Situation (etwa durch Nicken) äußern. Bedenken Sie, dass Ihr Verhalten den Verhandlungserfolg in der Situation maßgeblich beeinflusst.

Entwickeln Sie zu einer Verhandlung eine möglichst konkrete Vorgehensweise. Halten Sie sich an diesen Plan. Häufig kommt es bei Verhandlungen zu Diskussionen über Details, die dann lange und ausführlich bearbeitet werden. Mit diesen wird jedoch meist kein Gesamtfortschritt erzielt wird. Durch eine klare Struktur, die jemand vorgibt – im Idealfall Sie selbst – können Sie die Verhandlung in bestimmte Richtungen und auf wichtigere Aspekte hin lenken. Vorbereitete Notizen und geplante Fragen an den Verhandlungspartner können Ihnen zu einer guten Verhandlung verhelfen und zeugen von Professionalität und strukturiertem Vorgehen.

Zusammenfassung Gesprächs- und Verhandlungsführung: Vorbereitung macht den Unterschied!

Zusammenfassend lässt sich also festhalten, dass Sie sich mit Hilfe der ZIP®-Methode folgende wesentlichen Punkte bei der Verhandlungsführung merken sollten:
Z für Ziele suggeriert, dass Sie immer Ihr Verhandlungsziel im Blick behalten und Sie sich nicht leicht ablenken lassen. Mit dem Buchstaben I, der für die Ist-Situation steht, bereiten Sie sich ausreichend mit relevanten Hintergrundinformationen vor und kontrollieren Ihr Umfeld, den Raum und die Atmosphäre. Beim letzten Buchstaben P merken Sie sich, dass Sie nur mit einem konkreten Plan und einer Struktur die Kontrolle gewinnen können und so das Gespräch in bestimmte, von Ihnen vorgegebene Richtungen lenken können.

Haken Sie bereits erwähnte Punkte oder Einigungen zu Teilaspekten auf Ihrem Leitfaden ab und behalten Sie den Überblick, welche Gegenstände noch behandelt werden müssen. Oft hilft ein wenig Abstand und die Behandlung von anderen Aspekten, bestehende Probleme oder unzureichenden Fortschritt bei anderen Punkten zu eliminieren.
Im nächsten Blogeintrag wird konkret auf die Zieldefinition eingegangen – wie man Ziele in der Gesprächs- und Verhandlungsführung klar definiert. Zudem gibt es wieder wichtige Hinweise, welche Fehler es gibt, wenn Ziele definiert werden. Schauen Sie deswegen gerne wieder im Blog vorbei

 

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