Macht es wirklich Sinn Verhandlungen über Email Austausch zu führen? Diese Frage stelle ich mir immer wieder, da ich aufgrund meiner Tätigkeit im BackOffice sehr oft in dieser Situation bin. Irgendwie fühle ich mich nie ganz wohl dabei bzw. es fühlt sich falsch an.
Ich stelle diese Frage dem Profi im Team Markus Lemme und frage nach Tipps für „schriftliche“ Verhandlungen. Das erste was ich zu hören bekomme ist: „Lass es sein! Triff Deine Verhandlungspartner persönlich oder nimm` zumindest den Hörer in die Hand!“
Okay, das ist nicht wirklich die Antwort die ich hören wollte, da sich solche Verhandlungssituationen für mich oft so ergeben und ich keinen Einfluss habe bzw. nichts ändern kann. Daher „fordere“ ich nun doch ein paar Tipps ein.
TIPP 1: Weniger ist mehr!
Wer liest gerne lange Emails? Keiner! Wer schreibt oft zu lange Emails? Fast jeder. Diesen Zusammenhang sollte man sich gerade bei schriftlichen Verhandlungen immer wieder vergegenwärtigen.
Schon nach 5 Sätzen steigen die Meisten von uns gedanklich aus, meint Markus. Daher ist es ungemein wichtig, gerade bei Email-Verhandlungen kurz und bündig zu schreiben. Im Idealfall wirklich nur ein Thema pro Email behandeln und dies auch möglichst übersichtlich und kurz darstellen.
TIPP 2: Zum Punkt kommen
Sehr oft wird die Sandwichmethode gerade in Verhandlungssituationen angewandt. Speziell bei Email Verhandlungen rate ich davon ab! Verpacke die „eigentliche Nachricht“ nicht in Geplänkel vorab und danach. Bringe Dein Anliegen, Deine Forderung, Deine Information direkt am Anfang auf den Punkt!
Leite Deine „bad news“ durch einen Satz ein wie z. B.
- „Das klingt jetzt vielleicht übertrieben….“
- „ Es könnte sein, dass Sie dies nun irritiert…“
Damit wird die folgende Information für den Gesprächspartner abgeschwächt. Entscheidend ist dann wie Du weiter machst!
TIPP 3: Das Gespräch auf die richtige Ebene bringen
Denn wenn eine Forderung, eine Absage etc. erstmal platziert ist, gilt es jetzt diese „sicher zu landen“, um das Ganze zu einem für Dich guten Ende zu bringen. Hierbei helfen Dir Sätze und Gesprächselemente, die das „Gespräch“ und die Verhandlung wieder auf eine eher versöhnlicher Ebene bringen:
- Es tut mir leid….
- Ich fürchte, dass….
- Leider komme ich nicht darum herum….
TIPP 4: Das richtige Ende finden
Der letzte Eindruck bleibt! Dies gilt für persönliche Begegnungen gleichermaßen wie für „Email-Begegnungen“. Sprich es ist sehr wichtig wie Du Deine Email beendest. Mit einem freundlichen Satz, einer netten Bemerkung und einem positiven Signal entlässt man sein Gegenüber mit einem sehr guten Gefühl. Nicht jede Verhandlung endet z. B. in einer WIN WIN Situation – doch was jeder schätze ist der gute Ton und der respektvolle Umgang miteinander auch in einer harten Verhandlung!
Markus steht nach wie vor immer noch skeptisch reinen Email Verhandlungen gegenüber, das habe ich aus unserem Gespräch auf alle Fälle mitgenommen. Wenn es aber nicht zu vermeiden ist, dann sollten Sie seine 4 Tipps auf alle Fälle beherzigen.
Gute Verhandlungen!
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Das ganze Gespräch zum Thema Email Verhandlungen zwischen Markus und mir gibt es hier als Podcast!